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Bientôt la fin des factures papier

Par Aurélie Czekalski, Jasper Pillen

La facturation électronique ou e-invoicing permet non seulement aux autorités de réaliser des économies sur les frais de fonctionnement mais également aux entreprises de diminuer leurs charges administratives. Olivier Chastel et Hendrik Bogaert souhaitent accélérer le passage aux factures numériques, tant du secteur public que du secteur privé.

Notre pays s’est engagé vis-à-vis de l’Europe à ce que 50% des factures soient effectués par le biais du e-invoicing d’ici 2020. Un taux de 25% devrait être atteint dès la fin de cette législature. Parallèlement, le Gouvernement a pour ambition, en ce qui concerne leurs factures reçues, d’atteindre 20% par e-invoicing et 30% en scannant les factures.

Olivier Chastel : “ La facturation électronique constitue un projet majeur dans le cadre de la réduction des charges administratives pour les entreprises. C’est pourquoi, le Plan fédéral d’action simplification administrative 2012-2015 approuvée par le Conseil des Ministres en avril 2012, comprend comme objectif intermédiaire que, d’ici la fin de la législature, 25% de tous les flux de facturation doivent être électroniques ».

Hendrik Bogaert : « La Finlande, le Danemark et la Grèce obligent déjà la numérisation des factures destinées aux services publics à leurs fournisseurs. C’est également l’objectif que je veux atteindre le plus rapidement possible. Les services publics doivent montrer l’exemple et convaincre ainsi le secteur privé. Toute mesure visant à moderniser notre pays doit apporter un atout concurrentiel à notre pays ».

Il s’agit d’environ 1,2 million de factures pour l’ensemble de la fonction publique fédérale en 2012. Les estimations montrent qu’une facture électronique est 1,84 € moins chère pour le fournisseur. L’économie s’élève même à 6,49 € par facture (ou plus de 11 minutes) pour le destinataire. Cela représente donc une économie potentielle d’un bon 2 millions d’euros par an pour les fournisseurs, et de 7,5 millions (soit 132 EPT) pour les services publics.

Le gain est moindre pour le scannage des factures. En effet, le fournisseur doit envoyer des factures papier normales que les services publics devront scanner. Si les objectifs sont atteints pour la fin de la législature (20% d’e-invoicing et 30% de scannage), le gain s’élèvera à 207 000 € par an pour les fournisseurs et à 1,4 million € (ou 23 ETP) pour les services publics.

Olivier Chastel : « Par ailleurs, la dématérialisation de factures adressées aux autorités fédérales doit également leur permettre de poursuivre la modernisation de la compatibilité fédérale, de traiter les factures d'une façon plus efficace, d’améliorer encore leur contrôle interne et de réduire les délais de paiement».

Hendrik Bogaert : « Les services qui pratiquent l’e-invoicing peuvent réinvestir la moitié des économies dans leur fonctionnement, un principe qui a été convenu avec les managers des services publics dès cette année. Si les services publics font la promotion de ce système auprès de leurs fournisseurs, ils épargnent de l’argent et investissent dans un fonctionnement plus efficace ».

Le gouvernement fédéral a opté pour le système e-prior de la Commission européenne afin de permettre l’e-invoicing. Ce système répond aux normes internationales et est celui qui peut être le plus rapidement mis en œuvre dans notre pays. Il doit être opérationnel pour septembre 2013.

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